Qu’il s’agisse de rendez-vous médicaux, professionnels ou administratifs, une mauvaise organisation peut vite devenir une perte de temps : oublis, doublons, documents manquants, annulations de dernière minute…
Avec quelques bonnes pratiques, vous pouvez optimiser vos prises de rendez-vous et simplifier votre quotidien.
Anticiper la prise de RDV
Identifier l’objectif : pourquoi le rendez-vous ? quel service/interlocuteur ?
Préparer les documents nécessaires : carte d’identité, justificatif, dossier médical, devis, etc.
Choisir une date réaliste : éviter les jours déjà chargés ou les déplacements trop serrés.
La communication au moment de fixer le RDV
Confirmer par écrit (mail ou SMS) pour garder une trace.
Préciser les détails : lieu, date, heure, durée estimée.
Adapter le ton : courtois mais clair, surtout dans un cadre professionnel.
Les erreurs à éviter
Ne pas noter le RDV immédiatement dans son agenda.
Oublier les pièces justificatives nécessaires.
Multiplier les RDV le même jour sans marge de sécurité.
Annuler à la dernière minute sans explication.
Une prise de rendez-vous efficace repose sur trois piliers : anticipation, outils adaptés et communication claire. En appliquant ces bonnes pratiques, vous gagnez du temps et évitez les situations stressantes.
Utiliser les bons outils
Agenda en ligne (Google Agenda, Outlook) pour centraliser tous vos RDV.
Rappels automatiques : notification sur smartphone ou e-mail.
Applications de prise de rendez-vous (Doctolib, Calendly, etc.) pour éviter les allers-retours.
Astuce Structura : reliez votre agenda personnel et professionnel pour avoir une vision complète de vos disponibilités.
Gérer les annulations ou report
Prévenir le plus tôt possible en cas d’empêchement.
Utiliser un message type :“Bonjour, je suis contraint(e) de reporter notre rendez-vous prévu le [date]. Seriez-vous disponible le [nouvelle date proposée] ? Merci de votre compréhension.”
Toujours proposer au moins une alternative pour montrer votre sérieux.
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