Certification Qualiopi : structurer votre administratif pour avancer sereinement
La certification Qualiopi est aujourd’hui incontournable pour les organismes de formation et les formateurs indépendants souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés.
Derrière cette obligation réglementaire se cache avant tout un travail d’organisation administrative, de structuration documentaire et de suivi des pratiques.
Mon rôle est de vous accompagner sur ces aspects, afin que vous puissiez aborder la certification avec clarté et sérénité.
Comprendre Qualiopi
La certification Qualiopi vise à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.
Contrairement à certaines idées reçues, elle ne porte pas uniquement sur le contenu pédagogique, mais sur la capacité de la structure à démontrer une organisation cohérente, suivie et traçable.
Concrètement, cela signifie que chaque action de formation doit pouvoir être expliquée, justifiée et documentée de manière claire.
La certification Qualiopi est délivrée pour une durée de trois ans.
Elle comprend un audit initial, puis un audit de surveillance, avant un audit de renouvellement.
Cela implique non seulement d’être prêt le jour de l’audit, mais surtout de maintenir une organisation administrative conforme dans le temps.
La certification est délivrée à l’issue d’un audit initial favorable et est valable pour une durée de 3 ans.
Pour les certifications obtenues avant le 1er janvier 2021, la durée de validité est de 4 ans.
Dans ce cas, un audit de surveillance est obligatoirement réalisé entre le 14ᵉ et le 28ᵉ mois suivant l’obtention de la certification.
Cette durée de validité implique un suivi administratif régulier, afin de rester conforme aux exigences du référentiel tout au long du cycle de certification.
Le référentiel Qualiopi et ses 7 critères
Le Référentiel National Qualité repose sur sept critères qui structurent l’ensemble de la démarche Qualiopi.
Chacun de ces critères nécessite des éléments administratifs précis, des documents cohérents et des preuves traçables.
- Informer le public sur les prestations proposées (contenus, délais, résultats, modalités d’accès)
- Identifier précisément les objectifs des prestations et les adapter aux publics bénéficiaires
- Mettre en œuvre des modalités d’accueil, de suivi et d’évaluation adaptées aux bénéficiaires
- Mobiliser les moyens pédagogiques, techniques et humains nécessaires
- Développer les compétences des intervenants et assurer leur qualification
- S’inscrire dans son environnement professionnel et mettre en place une veille active
- Recueillir et prendre en compte les appréciations et réclamations dans une logique d’amélioration continue
Pour chacun de ces critères, l’organisme doit être en mesure de présenter des preuves claires, organisées et cohérentes.
C’est sur cette partie administrative et organisationnelle que j’interviens, afin de vous aider à structurer vos documents, vos procédures et vos preuves en lien avec ces critères.
Mon rôle dans l’accompagnement
Mon accompagnement porte exclusivement sur la partie administrative et organisationnelle liée au référentiel Qualiopi.
J’interviens pour analyser votre organisation existante, structurer ou formaliser vos procédures, organiser les documents attendus, et vous aider à constituer des preuves lisibles et cohérentes par rapport aux critères du référentiel.
L’objectif n’est pas d’ajouter des documents inutiles, mais de clarifier ce qui existe déjà, de structurer votre administratif et de sécuriser votre organisation dans la durée.
Pour en savoir plus sur la certification Qualiopi : https://travail-emploi.gouv.fr/qualiopi-marque-de-certification-qualite-des-prestataires-de-formation
Un accompagnement adapté à chaque étape de votre certification
⚠️ L’accompagnement proposé concerne uniquement la partie administrative et organisationnelle liée à la certification Qualiopi ⚠️
La certification et les audits sont réalisés par un organisme certificateur accrédité
Après la certification : le suivi
La certification Qualiopi ne s’arrête pas à l’audit initial.
Des audits de surveillance sont prévus, et les pratiques doivent être suivies et mises à jour dans le temps.
Un accompagnement administratif dans la durée permet de maintenir une organisation conforme, d’anticiper les contrôles et d’éviter les situations d’urgence.
Vous préparez une certification Qualiopi ou souhaitez sécuriser votre organisation existante ?
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